Back-up
De argeloze lezer van dit vaktijdschrift zal waarschijnlijk geen idee hebben met hoeveel stress en extra zweetdruppeltjes dit nummer van Sign+ Magazine tot stand is gekomen. Om meteen maar met de deur in huis te vallen, we hebben een systeemcrash gehad van onze redactieserver. Geen man overboord, hoor ik u roepen. Gewoon een kwestie van je back-up aanspreken. Dat dachten wij ook. Maar wat te doen als je back-up niet meer wil starten? Dan heb je een probleem, helemaal als je nog maar enkele dagen voor de keiharde deadline bij de drukker zit.
Terwijl externe specialisten zich buigen over de harde schijf om de inhoud alsnog benaderbaar te maken - dat kan wel vijf dagen in beslag nemen en garanties worden niet gegeven - wordt een noodscenario uit de kast getrokken: voor zover bestanden niet meer in de binnengekomen mail zijn te achterhalen, worden freelance redacteuren verzocht hun kopij en foto's opnieuw te sturen. Teksten worden voor de tweede keer geredigeerd. Een groter probleem vormen artikelen van eigen hand als deze niet op de laptop zijn geschreven. Dat wordt opnieuw creatief zijn. Gelukkig lukt het wel veel zelf gemaakte, en inmiddels ‘deleted', foto's met behulp van een handig ‘restore' programmaatje van de flash memory card uit de camera boven water te halen. Met veel extra inspanning, een weekend doorwerken en het doen van enkele concessies lukt het toch om op tijd een compleet blad bij de drukker af te leveren.
Waarom deel ik onze misère met u? Omdat er een boodschap in zit. Met deze prille ervaring las ik toch een heel ander verhaal toen ik voor de tweede keer de column van Ton Oosterwijk over digitaal factureren redigeerde. De e-factuur komt er aan en dat heeft (kostenbesparende) voordelen. Maar je moet er toch niet aan denken dat je debiteuren- en crediteurenbeheer net zo vastloopt als onze redactieserver? Hetzelfde geldt voor online ondernemen of web to print toepassingen. Bedrijven zijn door de toenemende automatisering op andere punten kwetsbaarder geworden dan twintig jaar geleden.
Dat het maken van een back-up van computergegevens bittere noodzaak is, hoef ik niemand meer te vertellen. Maar toch, hoe staat het met uw back-up strategie? Misschien is het slim deze zo nu en dan tegen het licht te houden. De hoeveelheid data die door een gemiddeld bedrijf wordt verwerkt en bewaard (denk niet alleen aan administratie, maar ook aan brieven, digitale foto's, e-mails met contactinformatie, offertes en dergelijke) is enorm. Het is zelfs voorgekomen dat bedrijven waar de gegevens niet op een back-up werden gezet, na verloop van tijd failliet gingen. En controleer de gemaakte back-up; probeer regelmatig een bestand op een back-up te openen. Niets zo vervelend als back-ups leeg blijken te zijn of niet benaderbaar. Ik spreek uit ervaring.
Wouter Mooij,
hoofdredacteur Sign+ Magazine