De signbranche zou de stap moeten maken naar digitaal werken, vinden business-experts. Omdat het vaak om kleine- en middelgrote bedrijven gaat, zijn ondernemers nu nog vaak gewend om alles zelf te doen, van administratie tot het maken van planningen en het inzien en verwerken van urenregistraties. Dat kan efficiënter, zeggen experts.
Stop met de interne postbode
Ieder bedrijf heeft er een: een eigen interne postbode. Dat is degene die zorgt voor de planning, voor de communicatie, voor het binnenhalen van offertes en voor duidelijkheid over wat er moet worden ontworpen, geproduceerd en gemonteerd. Alle informatie verloopt via deze persoon. Maar wat als de interne postbode ziek wordt? Kan een bedrijf dan nog verder?
Bij veel kleine bedrijven is de eigenaar bij ieder proces betrokken en iedere opdracht is opgeslagen in het hoofd of staat op een computer. Dat is risicovol en niet efficiënt, zeggen experts van Incontrol.
Systemen digitaliseren
Volgens de experts is er een discrepantie als het gaat om het digitaliseren van systemen. Aan de ene kant wil de ondernemer vanzelfsprekend inzicht krijgen in de kosten en het rendement, maar aan de andere kant hebben ze weinig tijd om de digitalisering in gang te zetten, hebben ze de financiële middelen niet, of de capaciteit niet. Daarom zijn er formulieren ontwikkeld die snel ingezet kunnen worden.
Veel kleine ondernemers beginnen met het werken in Excel, voordat ze nadenken over een klantomgeving of digitale formulieren. Communiceren gebeurt nu nog vaak per e-mail en orders zijn vaak nog gesorteerd in bakjes. Door deze processen juist te laten verlopen via digitale formulieren, kunnen mkb’ers besparen op kosten. Ze zijn geen hele dag meer kwijt aan het bij elkaar scharrelen van informatie om een correcte factuur op te kunnen stellen, en nog een groter voordeel: de gemachtigde medewerkers kunnen iedere order inzien en verwerken.
Urenregistratie en werkbonnen
In de signbranche zijn ondernemers en medewerkers veel op pad en werken ze op verschillende uren. Daarom wordt er vaak nog gewerkt met het klokken. Zelf de tijd bijhouden is bijna een fulltime job op zichzelf; het kan efficiënter door te werken met een urenregistratie in de zin van een digitaal formulier. De medewerker geeft aan wanneer hij start en geeft aan wanneer de klus erop zit.
Daarbij kan ook een werkbon gemaakt worden. Zo weten ondernemers en klanten precies wat de verrichte werkzaamheden zijn en in welke tijd dit is gebeurd. Beide partijen krijgen meer inzicht in de administratie.
Meer inzicht in de financiën
Door te werken met digitale formulieren, klantenomgevingen en overige systemen, krijgen ondernemers een realistischer beeld in de financiën. Het is eenvoudiger om af te lezen hoeveel er is geïnvesteerd en welke opbrengst daar tegenover stond. Het verlicht de lasten van de administratieve afdeling (of van de ondernemer zelf). Daardoor kunnen medewerkers en ondernemers zich bezighouden met wat er echt toe doet: het leveren van een goed product en het werven van nieuwe opdrachtgevers.
Op dit moment investeren ondernemers vooral in het digitaliseren van administratie en wordt er gekeken naar oplossingen om informatie te centraliseren. De belangrijkste informatie die wordt gedigitaliseerd zijn facturen en personeelsadministratie, blijkt uit een eerder onderzoek.
